Dieser Beitrag ist eine praktische Orientierung und keine individuelle Rechtsberatung.
Videos, Baupläne, Fotoserien oder umfangreiche PDF-Akten passen selten in einen E-Mail-Anhang. Viele greifen dann zum erstbesten Transferdienst. Sobald die Dateien personenbezogene Daten enthalten, lohnt sich ein genauerer Blick: Wer kann die Inhalte lesen, wo werden sie gespeichert und wie lange bleiben sie verfügbar?
Warum E-Mail für große Dateien ungeeignet ist
E-Mail-Anbieter begrenzen die Größe von Anhängen, häufig auf wenige Dutzend Megabyte. Außerdem bleibt ein Anhang in mehreren Postfächern liegen, oft über Jahre, und wird bei Weiterleitungen beliebig vervielfältigt. Die Transportverschlüsselung zwischen Mailservern schützt die Nachricht unterwegs, nicht aber die gespeicherte Kopie auf den beteiligten Servern.
Für große oder sensible Dateien ist ein Freigabelink meist die bessere Wahl: Die Datei liegt an einer Stelle, der Zugang ist zeitlich begrenzt und lässt sich gezielt weitergeben.
Was „DSGVO-konform“ in der Praxis bedeutet
Kein Werkzeug macht einen Versand automatisch DSGVO-konform. Die Datenschutz-Grundverordnung verlangt unter anderem eine Rechtsgrundlage, Zweckbindung, Datenminimierung und angemessene technische und organisatorische Maßnahmen. Ein Dateitransferdienst kann vor allem bei den technischen Maßnahmen helfen. Die übrigen Punkte liegen bei Ihnen als Verantwortlichem.
Bevor Sie einen Dienst einsetzen, sollten Sie daher klären:
- Welche personenbezogenen Daten enthält die Datei, und dürfen Sie diese an den Empfänger übermitteln?
- Wer verarbeitet die Daten technisch, und ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) erforderlich?
- Wo werden die Dateien gespeichert?
- Wie lange bleibt die Datei abrufbar, und wann wird sie gelöscht?
- Was passiert, wenn ein Link an die falsche Person geht?
Ende-zu-Ende-Verschlüsselung statt reiner Transportverschlüsselung
Viele Dienste verschlüsseln die Verbindung per HTTPS und speichern die Dateien anschließend mit einem Schlüssel, den der Anbieter selbst verwaltet. Der Anbieter kann die Inhalte dann grundsätzlich lesen.
Bei Netzlaufwerk.com verschlüsselt Ihr Browser die Datei mit AES-256-GCM, bevor sie hochgeladen wird. Das Zugriffsgeheimnis, aus dem Ihr Browser den Schlüssel ableitet, steht im #-Teil des Freigabelinks und wird nicht an den Server gesendet. Die Dateiinhalte werden nur verschlüsselt gespeichert. Ohne den vollständigen Link oder die Abholphrase kann Netzlaufwerk die Datei nicht entschlüsseln.
Das reduziert das Risiko erheblich, beseitigt es aber nicht. Ein kompromittiertes Endgerät oder ein weitergeleiteter Link unterläuft jede Verschlüsselung. Wie das Verfahren im Detail funktioniert und wo seine Grenzen liegen, erklärt die Sicherheitsseite.
Speicherort und Metadaten
Die verschlüsselten Dateien liegen in den konfigurierten deutschen Object-Storage-Buckets. Diese Aussage betrifft die Dateiinhalte. Für Betrieb, Fristen und Missbrauchsschutz werden außerdem Metadaten verarbeitet, etwa Dateigröße, Zeitstempel, Ablaufdatum und Download-Zähler. Konten und Organisationen benötigen zusätzliche Angaben. Welche Dienstleister an Anmeldung, E-Mail oder Support beteiligt sind, steht in der Datenschutzerklärung.
Netzlaufwerk ist also nicht „metadatenfrei“. Für Ihre Prüfung ist diese Unterscheidung wichtig.
Ablaufzeiten und Download-Limits nutzen
Datenminimierung heißt auch: Daten nicht länger bereithalten als nötig. Ein FileShare ist standardmäßig 48 Stunden verfügbar. Je nach Tarif können Sie eine andere Ablaufzeit oder ein Download-Limit festlegen. Nach Ablauf wird der Zugriff gesperrt und die Löschung der Datei und ihrer konfigurierten Replikate gestartet.
Bedenken Sie: Eine Kopie, die der Empfänger bereits heruntergeladen hat, bleibt auf seinem Gerät. Die Ablaufzeit begrenzt den Zugang über den Link, nicht die weitere Verwendung beim Empfänger.
So gehen Sie Schritt für Schritt vor
- Datei vorbereiten: Entfernen Sie, was der Empfänger nicht braucht. Mehrere Dateien können Sie vorab in ein Archiv packen.
- Hochladen: Auf der Startseite wählen Sie die Datei aus. Ohne Konto ist ein Gast-Upload mit einer Datei bis 2 GB möglich. Mit Konto stehen je nach Tarif größere Dateien und mehrere Dateien pro Upload zur Verfügung.
- Laufzeit wählen: Wählen Sie eine Ablaufzeit, die zum Zweck passt, und gegebenenfalls ein Download-Limit.
- Zugang weitergeben: Sie erhalten einen Link, einen QR-Code mit demselben Link und optional eine Abholphrase aus sechs Wörtern. Geben Sie den Zugang nur an die vorgesehene Person weiter, idealerweise über einen anderen Kanal als die eigentliche Nachricht.
- Empfang bestätigen lassen: Empfänger benötigen kein Konto. Fragen Sie kurz nach, ob die Datei angekommen ist.
Welcher Tarif passt?
Für gelegentliche Einzeldateien reicht der kostenlose Einstieg. Pro (15 €/Monat) eignet sich, wenn Sie regelmäßig große Dateien versenden und Dateien im persönlichen, verschlüsselten SafeVault aufbewahren möchten. Team (49 €/Monat) richtet sich an kleine Teams mit bis zu fünf Mitgliedern und enthält das Business-Portal zum Empfangen von Dateien. Business (150 €/Monat) ist für größere Organisationen gedacht. Bei jährlicher Zahlung zahlen Sie das Zehnfache des Monatspreises. Die gültigen Dateigrenzen und Funktionen stehen auf der Preisseite.
Häufige Fragen
Ist der Versand mit Netzlaufwerk automatisch DSGVO-konform? Nein. Die Verschlüsselung im Browser ist eine technische Schutzmaßnahme. Rechtsgrundlage, Verantwortlichkeiten und gegebenenfalls ein AVV müssen Sie für Ihren Einsatz selbst prüfen.
Wie groß darf eine Datei sein? Als Gast ohne Konto bis 2 GB pro Datei. Die Grenzen der einzelnen Tarife finden Sie auf der Preisseite.
Braucht der Empfänger ein Konto? Nein. Der vollständige Link, der QR-Code oder die Abholphrase genügen.
Ist Netzlaufwerk unabhängig zertifiziert? Nein. Ein unabhängiges Sicherheitsaudit liegt derzeit nicht vor. Weitere Antworten finden Sie in den FAQ.