Agenturen, Kanzleien, Druckereien, Handwerksbetriebe und Beratungen haben dasselbe Problem: Kunden sollen Unterlagen schicken, und die kommen auf allen möglichen Wegen an. Als zu großer E-Mail-Anhang, über private Cloud-Links, per Messenger oder auf dem USB-Stick. Ein eigenes Upload-Portal schafft hier Ordnung und schützt die Daten Ihrer Kunden.
Warum E-Mail-Anhänge beim Empfangen problematisch sind
- Größe: Viele Postfächer lehnen Anhänge ab einer bestimmten Größe ab. Ihr Kunde merkt das oft erst an einer Fehlermeldung, oder gar nicht.
- Sicherheit: Anhänge liegen in der Regel unverschlüsselt in den Postfächern beider Seiten. Jede Weiterleitung erzeugt eine weitere Kopie.
- Ordnung: Dateien verteilen sich auf die Postfächer verschiedener Mitarbeiter und lassen sich später schwer wiederfinden.
- Vertrauen: Wenn Kunden selbst einen Transferdienst wählen müssen, landen sensible Unterlagen womöglich bei einem Anbieter, den Sie nie geprüft haben.
Was ein Upload-Portal anders macht
Mit einem Upload-Portal geben Sie den Weg vor. Ihr Kunde öffnet eine Seite mit Ihrem Logo, wählt die Dateien aus und lädt sie hoch. Er braucht dafür kein Konto und muss sich keinen Dienst aussuchen. Die Dateien landen direkt bei Ihrem Team.
Für Ihre Kunden ist das ein klares Signal: Sie bekommen einen festen, wiedererkennbaren Weg für vertrauliche Unterlagen, statt bei jeder Anfrage neu überlegen zu müssen, wie eine große Datei zu Ihnen gelangt. Für Ihr Team entfällt das Suchen in einzelnen Postfächern.
Bei Netzlaufwerk.com heißt diese Funktion Business-Portal. Es ist Teil der Tarife Team und Business. Wie bei FileShare werden die Dateien im Browser des Absenders verschlüsselt, bevor sie hochgeladen werden, und anschließend als verschlüsselte Daten in deutschen Object-Storage-Buckets gespeichert. Details zum Verfahren stehen auf der Sicherheitsseite.
Typische Einsatzfälle
- Steuer- und Rechtsberatung: Belege, Verträge und Schriftverkehr von Mandanten.
- Agenturen und Fotografen: Logos, Rohdaten, Bild- und Videomaterial in voller Auflösung.
- Druckereien: Druckdaten, die für E-Mail-Anhänge regelmäßig zu groß sind.
- Personal und Recruiting: Bewerbungsunterlagen, die nicht in Sammelpostfächern liegen sollen.
- Handwerk und Planung: Pläne, Fotos von der Baustelle, Aufmaße.
So richten Sie das Portal ein
- Tarif wählen: Das Business-Portal ist ab dem Tarif Team enthalten. Team kostet 49 €/Monat und umfasst bis zu fünf Teammitglieder. Für größere Organisationen gibt es Business für 150 €/Monat. Bei jährlicher Zahlung zahlen Sie das Zehnfache des Monatspreises. Alle Details stehen auf der Preisseite.
- Organisation anlegen: Erstellen Sie Ihre Organisation und laden Sie Ihre Teammitglieder ein.
- Branding hinterlegen: Logo und Farben Ihrer Organisation verwalten der Eigentümer oder die Team-Administratoren.
- Link verteilen: Den Link zu Ihrer Upload-Seite können Sie in Ihre E-Mail-Signatur, auf Ihre Website oder in Auftragsbestätigungen aufnehmen.
Was Sie Ihren Kunden mitteilen sollten
Ein kurzer Hinweis erhöht die Akzeptanz. Zum Beispiel: „Bitte senden Sie uns Unterlagen über unsere Upload-Seite. Die Dateien werden in Ihrem Browser verschlüsselt, bevor sie übertragen werden, und in Deutschland gespeichert. Sie brauchen dafür kein Konto.“
Vermeiden Sie Versprechen, die über die tatsächlichen Eigenschaften hinausgehen, etwa „absolut sicher“ oder „zertifiziert“. Netzlaufwerk ist derzeit nicht unabhängig auditiert oder zertifiziert.
Grenzen und Pflichten
- Datenschutz bleibt Ihre Aufgabe. Wenn Kunden Ihnen personenbezogene Daten senden, sind Sie in der Regel Verantwortlicher. Prüfen Sie Rechtsgrundlage, Aufbewahrungsfristen und ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag nötig ist. Welche Tarife einen AVV umfassen, steht auf der Preisseite.
- Metadaten fallen an. Für Betrieb und Missbrauchsschutz werden Metadaten wie Dateigröße und Zeitstempel verarbeitet. Organisationsfunktionen benötigen zusätzlich die Angaben Ihrer Teammitglieder.
- Endgeräte schützen. Die Verschlüsselung schützt die gespeicherten Daten. Sie schützt nicht vor Schadsoftware auf dem Gerät eines Kunden oder auf Ihren eigenen Rechnern.
- Zugriffe im Team regeln. Legen Sie fest, wer im Team auf eingegangene Dateien zugreifen darf, und halten Sie die Mitgliederliste aktuell.
Und in die andere Richtung?
Für den Versand an Kunden nutzen Sie FileShare: Datei hochladen, Link, QR-Code oder Abholphrase aus sechs Wörtern weitergeben. Der Empfänger braucht kein Konto. Einzelne Dateien können Sie auch ohne Konto direkt auf der Startseite versenden, als Gast bis 2 GB pro Datei.
Häufige Fragen
Brauchen meine Kunden ein Konto, um Dateien hochzuladen? Nein. Sie öffnen Ihre Upload-Seite und laden die Dateien direkt hoch.
Ab welchem Tarif gibt es das Business-Portal? Ab Team (49 €/Monat, bis zu fünf Teammitglieder). Business (150 €/Monat) richtet sich an größere Organisationen.
Kann ich das Portal mit meinem Logo gestalten? Ja. Logo und Farben werden vom Eigentümer oder den Team-Administratoren Ihrer Organisation verwaltet.
Ist das Upload-Portal DSGVO-konform? Die Verschlüsselung im Browser und der Speicherort in Deutschland unterstützen Ihre Datenschutzmaßnahmen. Eine Prüfung Ihres konkreten Einsatzes ersetzen sie nicht. Mehr in den FAQ.